8 problèmes majeurs avec la comptabilité automobile de type ‘’Travail en cours’’ (WIP)

8 problèmes majeurs avec la comptabilité automobile de type ‘’Travail en cours’’ (WIP)

Source : Auto Remarketing

Eric Dreisbach, instructeur de l'Académie NADA, a partagé huit pièges potentiels d'une pratique comptable de type work in progress (WIP).

Dreisbach a expliqué que le travail officiellement en cours de fabrication (WIP) est considéré comme un inventaire du travail acheté auprès des techniciens. Il a dit que les stocks sont considérés comme des actifs et portent un solde débiteur normal.

Ensuite, Dreisbach a examiné les dilemmes potentiels, en particulier si le concessionnaire a une charge de service occupée comprenant à la fois les clients externes ayant besoin de réparations ainsi que la remise en état des unités que les gestionnaires (clients internes) sont désireux d'obtenir sur la ligne de front.

"Le problème est que les ordres de réparation sont généralement affichés avant que les techniciens ne soient payés", a déclaré Dreisbach. 

Par exemple, lorsqu'un technicien termine son travail et que le DS est fermé, il est habituellement affiché dans un jour ou deux.

"Cependant, le technicien n'est pas payé avant la fin de la période de paie, une semaine ou deux plus tard", poursuit-il.

 "Cela laisse un solde créditeur dans le compte WIP pour cette période. Les soldes créditeurs dans les comptes d'inventaire ne sont généralement pas acceptés par le fabricant ou par les principes comptables généralement reconnus. "

Qu’il s’agisse d’une firme de comptable externe, d’un vérificateur interne ou externe ou même d’un comptable compétent employé par l’entreprise, 

Dreisbach explique huit erreurs communes pouvant se produire dans la comptabilité WIP. Ces éléments inclus:

L'augmentation de salaire desTech est enregistrée dans les paramètres de paie mais n'est pas mise à jour dans les paramètres de service. Cela entraînera généralement un débit croissant dans le compte.

La bonification des Tech sera versée sur les WIP en cours mais non comptabilité sur le RO. 

Dreisbach recommande donc l'utilisation d'un compte séparé pour la prime de technologie. 

Un magasin peut utiliser un compte de coût de vente ou un autre compte de frais de personnel. Cela le rend plus facile à suivre et le gardera hors de WIP. 

"Faites attention car cela peut avoir un impact sur le bonus du gestionnaire de service", a-t-il ajouté.

Les techniciens travaillant durant cette journée peuvent être comptabilités sur l'OR mais payés à même les autres salaires et traitements. Vérifiez les paramètres de votre DMS.

Une erreur courante consiste par exemple à entrer ou confondre les nombres ressemblants ou inversés sur le RO. Tech 23 contre Tech 32 par exemple.

Mise en évidence des bons de travail et des temps d’opérations. Parfois, 0,3 peut ressembler à 0,8

Une main-d'œuvre inappliquée sous forme de salaire forfaitaire régulier. Vous pouvez signaler une intervention pour un travail qui n'est pas facturé sur un RO, par exemple le déneigement.

OE ouverts excessifs. Les commandes de réparation doivent être clôturées en temps opportun.

Fraude. Parfois vous ne les trouverez et les remarquerez uniquement si vous les cherchez attentivement.

En plus de certaines des suggestions déjà mentionnées, Dreisbach a également proposé cette autre recommandation pour aider les concessionnaires.

"Il suggère d'afficher le crédit de l'OR directement sur un compte de livre de paie, en contournant le compte WIP", ainsi "Le processus de paye débitera ensuite la paie à verser et effacera le solde. Simple, précis et pas besoin d'affichage supplémentaire et d’ajustements à la fin du mois.

"Mais que vous considériez un travail en cours comme un actif d'inventaire ou un passif, vous devez avoir ce compte dans un calendrier et le contrôler par le numéro de l'ordre de réparation", a-t-il poursuivi. 

"La mise en place d'un calendrier nécessitera un peu de rapprochement, mais les erreurs et les omissions apparaîtront rapidement et aidera à garder vos livres bien à jour."

Les discussions de Dreisbach se sont déroulées lors du salon de la National Automobile Dealers Association durant un séminaire sur la gestion financière.

Dans ce séminaire d'une semaine, les instructeurs de NADA Heather Westman, Jeff Breeland et Thomas Shaughness ont présententés les principes comptables clés des concessions et comment naviguer dans le bilan et l'état des résultats au niveau du concessionnaire et du département.

"Les concessionnaires ont aussi apprennent aussi comment interpréter et analyser les états financiers afin d'identifier les opportunités d'amélioration de la performance", a déclaré la NADA, ajoutant que certains des autres domaines clés couverts incluent:

-Maximiser les flux de trésorerie et le bénéfice
-Déterminer le capital gelé et le fonds de roulement -Évaluer la
performance des stocks
-Calculer l'absorption totale
-Analyser les ventes et la
marge brute -Contrôler et minimiser les dépenses